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春节长假复工后,外贸开工流程+如何写一篇好的开工邮件!

浏览数量: 1857     作者: 本站编辑     发布时间: 2024-02-19      来源: 本站

春节长假一过,对于开始上班的外贸小伙伴来说,大家肯定都摩拳擦掌准备开始大展身手了。但经过一个假期的休息,回归到正常的工作中,你会觉得工作一大堆,比如回复询盘、联系工厂、安排生产、备货送检、做产品资料等。除了要应付节后综合征改善工作效率低之外,如何跟进客户才会更加有条不紊呢?这个是我们首先要面对的问题。


针对此问题,按部就班的工作安排可以让你事半功倍,那该如何安排呢?这里你就要分清主次,确定优先的标准是重要性和紧急性,区分轻重缓急,然后将工作划分为必须做好的、应该做好的、争取做好的这三个类别。这样就可以避免一会儿做这,一会儿做那,结果没一件工作做好,不仅浪费了时间与精力,还不见成效。那么应该如何安排呢?


首先,你要知道哪些是必须做好的。其实上班的第一件事,并不是给客户发邮件告知我们已经上班,而是你要收集信息和准备资料,信息准确与否和资料充分与否直接影响到你接下来的跟进工作是否顺利,这个是基础性的。


根据主次和轻重缓急完成好必须做好的和应该做好的。毕竟刚刚上班要有个适应期,能够做好前边这两类事就很给力了,那接下来就是你要争取做好的,也就是你要量力而为,争取工作按部就班开展,我认为你可以注意和做好以下的事情。



1.及时修改假期时间


及时修改网站上的banner和滚动图显示的假期时间。


假如春节前你有这样的改动的话,要及时修改。另外,邮箱设置了自动回复的,旺旺上设置了上班时间的,社交媒体平台发布放假状态的,都要及时修改和更新,避免影响客户给你发询盘意向。




2.联系一下工厂或者供应商


向工厂或者供应商拜个年,然后通知我们已经上班,确定一下其什么时候工人到岗并可以接单生产,供货能力如何,了解产品价格的变动,可否给我们做好报价的准备等信息。



3.联系一下货代


向货代拜个年,也告知其我们已经上班,然后了解一下春节过后拖头和船务的信息是否有变动调整,舱位如何,什么时候可以正常运输等信息。




4.对在进行的订单进行整理


对订单里所提及的问题比如订单涉及船运的、产品生产进度的、提单的、样品尺寸型号的等等,进行分类记录登记,然后按图索骥,分别咨询清楚。


要准备好以上信息,可能需要等待的反馈时间比较久,这里你要调整心态,确定哪些是应该做好的了。你可以根据时间的进度和客户的特点,对客户进行简单的分析,并进行分类。并把收集的信息和准备的资料进行筛选和匹配,条理清晰,了然于胸才可以准确进行跟进。



以下是分类以及该如何跟进


1.年底说要下单但因假期说年后要下单的客户

此类客户目标明确、信息全面,一般是我们经常合作的客户,也是我们要重点跟进的对象,对这样的客户,你主要就是要告知客户一切都已准备充分,包括工厂恢复生产、产量满足、货期信息、以及报价单,表明可以详谈和下单,我们以鞋子为例,可以这样跟进:


新年好,我相信你也感受到了来自中国的浓浓的节日气氛!春节之后,我们一切已准备充分,工厂的规划如下:


日产量多少双,月产量多少双,这个月的最早供货期为多少,价格变动情况为多少,船公司告诉我,舱位多少,特告知,请提前规划一下您的下单计划。


客户看到后,会根据你提供的信息安排下单计划,一般外国客户注重休息假期,会了解我们这边生产和运输的安排。你可以放心,不用害怕因调整而错失订单,相反,客户看到你有条不紊的安排,会适时安排自己的计划。当然,按照中国传统的市场经验,每逢春节,物价涨价,当然也包括您所需的产品,由于我们年内备货充足,更鉴于我们的友情和先前成功的合作,我会尽最大努力来给您维持到年前的价格。


做到这些,比只发个问候更有意义。


2.年前已经下单或者已经发货的客户

这个是后续工作,主要是让客户感觉服务周到,专业可靠。针对已经下单的客户,你可以说明一下货物已经开始生产,可以交货,一切按计划运转。而对于已经发货的,要跟踪一下船运信息,及时了解情况,比如什么时候可以拿到提单,发放提单等。当然,也可以顺便催款,原则的事情还是要坚持的。


3.年前问过价格的或者沟通深入但没有下单的客户

此类客户,是我们应该争取的新客户,也是我们要重点跟进的对象,一般是这样跟进的:


您好,春节快乐,希望我们的节日气氛也能让您感觉到开心。


我们今天第一天上班,工厂已经恢复正常生产,现在的产量为每天多少双,多久会扩产至多少双,充足的产量可以让我们给你们稳定的供应。


不知道春节之前,您是否采购到了产品,或者采购的产品是否已经正常发运,如果您有急需,请来函咨询。


我可以为您发去价格供您参考(如表格),货期为多久。


当然,这里你也可以问一下客户新年在找什么样的新款式,我们可以帮忙找,一般二月份开始是采购旺季,客户也需要寻找新的款式,你这样写,回复率会很高。

4.春节期间给你发询盘的新客户

B2B后台的询盘,是你应该要回复的新客户,这类客户你按照平时回复就可以了,当然,你可以说明一下由于长假原因而没有及时回复,外商一般都会表示理解。


5.对于有联系但是基本没有回复的客户
对于此类客户,批量发布即可,你可以参考一下:


您好,新年好,我们刚刚过完中国的农历春节,工厂重新上班,我们新一年产量达到多少双,价格为(低价诱惑)多少,有效期至多久、最早供货期为多少、产品优势是什么?年后订单会逐渐进来,若你有急需,请与我联系。


精准回复客户

先详细调查客户的背景,是批发商,零售商还是终端客户?是否明确客户的需求,你推荐的种类是否太多,客户能否做出选择?


应对供货不足问题

相对于我们已经正式开工的公司而言,很多工厂和供货商的假期就稍微长了一些,很多完全恢复正常生产,往往要到正月十五之后,所以这时候就会出现节后供货不足的现象。因此在节后物流商正常工作以后,能迅速供货恢复自身的营销,往往处于主动的位置,我们的做法是年前做好备货工作。通常情况下,大家都习惯在节前尽可能地清货,拿现金过年,其实这样的做法是不利于节后迅速恢复销售的。因此,会在节前进行适当备货,一定程度上能够在节后掌握供货能力。即使你年前错过了备货,现在也要争取多联系些工厂,供货能力强的要优先考虑。


跟进客户工作是需要花费心思的问题,按部就班的安排,可以让工作有条不紊,又能在节后快速地步入正轨,恢复日常运营。当然,为了应付节后综合症,也要注重劳逸结合,多跟同事交流,多多做好放松工作,这样,才会事半功倍。


分享一个跟进客户的邮件,大家可以参考一下,当然,也希望大家拿出自己的案例,多多交流,共同进步。


Dear Tom,


How are you? Happy Chinese Lunar New Year.I hope this joyful festival would bring you happiness as well.


We are back to work today and everything is back to normal,production is ongoing. Since we have prepared raw materials before the holiday,we now can easily run up to 3000pc within this month.We can stably and easily provide xxxx if you need now.


We wonder wether you have stocked xxx products before our new year holiday or wether your products arrived at your warehouse at this moment? If you urgently require xxxx products, please don't hesitate to contact us. we will forward our new prices for your reference right now.  


By the way,if you need them now, we can arrange the shipment early March.


Best regards,


Ally


更多开工邮件模板:

和客户打招呼,告知客户我开工了

开工相关的英文短语

kick off

如果你把“开工”翻成“start working”,会显得死板生硬,因为它仅仅描述“开始工作”这样一个动作,kick off是一个形象生动的表达。
这是一个源自于足球(或橄榄球)比赛的说法,kick off最本初的意思指“踢开”,在足球比赛中,kick off意为“开球”。久而久之,kick off就慢慢具备了“开始”的含义,可以替代被用滥的start或begin。所以“开工”可以说成:Let’s kick off the work! 或直接说成 Let’s kick off!
back to work
你可以说:We are back to work 或者 Our company gets back to work.
resume operation/resume production
这两个是常见表达复产的短语。
其他开工短语:

get back to work

be back from holiday

return to work

开工邮件可参考如下:


春节期间发询盘的新客户

这类型客户按照平时回复就可以,当然可以说明一下由于长假原因而没有及时回复,外商一般都会表示理解。

Hi Sir,

How are you these days?

We are come back for work today, our quotation has been updated and we will send it to you if you need it. any other need please also feel free to contact me, thanks.

(我们今天回来上班了,我们的报价单已经更新,如果您需要,我们将给您发送,任何其他的需要也请联系我,谢谢。)

Best wish,Lica Huang


问过价格的或者沟通深入但没有下单的客户


对于这些客户,是我们应争取的新客户,也是我们要重点跟进的对象,一般是这样跟进:

“您好,春节快乐,希望我们的节日气氛也能让您感到开心.

我们今天第一天上班,工厂已经恢复正常生产,供货量充足,不知道您是否采购到了产品,如果您有急需,请来函咨询。

我可以为您发出价格表供您参考(如表格),货期为多少。”

"Dear XXX, Happy Chinese New Year!

I hope this joyful festival would bring you happiness as well!

We are back to work today. The factory has resumed its normal production and the supply is sufficient. If you have urgent needs on certain products, please write to us.

I can send you a price list for your reference and what is the delivery period."

另外,也可以问问客户新年想找什么样的新款式,我们可以帮忙找。2月份通常是采购旺季,一般客户都需要寻找新的款式,这样写可以得到的回复率是很高的。


有联系但基本没有回复的客户


对于这种类型客户,批量发布即可,一下可以作为参考:

“您好,新年好,我们刚过完春节,工厂重新上班,我们新的一年产量可以达到XXX,价格为XXX(低价诱惑),有效期至XXX,产品优势是XXX,如果您有急需,请与我联系”。

"Dear XXX, Happy Chinese New Year! The Spring Festival is over and the factory is back to work. Our new year output can reach XXX , the price will be XXX (provide an unbeatable price), the special offer will end on XXX (date), if you have any urgent needs, please feel free to contact me."

除了这些,必须要注意的是应对年后供货不足的问题,在这种情况下应该掌握跟进主动权,以便在节后物流商正常工作以后,能迅速恢复自身的营销,往往处于主动位置。


这边分享一个客户跟进的邮件:

Dear XXX,

How are you? Happy Chinese New Year. I hope this joyful festival would bring you happiness as well!

We are back to work today and everything is back to normal. The production is ongoing and since we have prepared the raw materials before the holiday, we can run up to XXX pieces of production and provide up to XXX products within this month.

Please do not hesitate to contact us if you are looking for XXX (products) urgently. We can arrange the shipment immediately.

Thank you

Best Regards,

XXX


回复询盘和处理邮件


收到询盘的邮件要根据处理邮件要按照“轻重缓急”来进行,重要且紧急的放第一位,紧急不重要的放第二位,重要不紧急的放第三位,不重要不紧急的放最后再处理。

跟进汇报邮件可参考如下:

Dear Sir,

We return to work today,  and I check the goods may arrive at the port the day after tomorrow. I will sort out the delivery materials today and send them to you tomorrow. any questions please contact me in any time, glad to serve for you .

(我们今天上班了,我查看到货物可能后天到港,我今天会整理提货资料,明天发给您。任何问题请联系我,乐意为您效劳。)

Your friend,Lica Huang


更新报价单,整理资料


邮件发出后会有相当一部分客户要更新报价,所以更新报价单是紧接着要做的事情。如果有涨价想法的小伙伴一定不要错过这次调整报价的机会。

总的来说,应当根据主次和轻重缓急完成好工作,刚刚开工有个适应期,能完成前面的几项工作就很给力了。

下面是小编为大家整理的一些对于发给不同类型客户的邮件模板,转发到朋友圈让你的同(老)事(板)看到,新的一年一起赚大钱!


1、写给年前还未出货的客户

Hi [name],

Trust you are well.

We resume work today. And I’m writing to inform you that your order is being processed and it is expected to be completed by end of Feb 2022. As soon as it is ready for shipment, I’ll let you know.

Thank you for your patience.

[signature]

希望一切安好。

我们今天复工。来信是想通知你,你的订单正在处理中,预计2月下旬可以完成。货物一旦完成,我会第一时间告知你。

感谢耐心等待。


2、写给订单可能出现延误的客户

Hi [name],

Hope you are doing well.

We resume production today. And I reach you out to let you know that due to raw material shortage, your order will take longer than usual to ship out. You can expect your order to ship by the first week of March.

Thank you for bearing with us. Let us know if there is anything we can help you with. We’ll be here.

[signature]

注:文中的货物延迟原因也可以为:订单量激增, due to high order volume from our sale

预祝一切安好。

我们今天复产了。联系您是想告知由于原材料短缺,您的订单会比预计的晚一点出运。计划在3月第一周才能发运。

谢谢您耐心等候。有其他我们可以协助的请告知,我们一直在这。


3、写给订单谈妥待付定金的客户

Hi [name],

I hope everything is all right.

We return to work today and I look forward to getting back up to speed with a renewed sense of energy and enthusiasm.

I am writing to follow up if you could arrange advance payment this week. As you know, currently it is peak period and we are experiencing a high volume of orders. The earlier you can place the order, the sooner we can schedule the production.

Thank you for your cooperation.

[signature]

愿一切安好。

我们今天复工了,我期待自己带着全新的活力和热情回归。

今天写邮件给你是想跟进下这星期你是否能安排定金。因为目前是旺季,我们要处理大量订单。你早点下单,我们才好早点排产。

多谢合作!


4、写给询过价的客户

Hi [name],

Hope this email finds you well.

We get back to work officially from the CNY holiday. This is a gentle follow-up on the proposal (或quotation) I sent earlier. Do you have any questions?

In any case, I am attaching herewith the file again and waiting for your feedback.

[signature]

注:如节后价格涨价,可以这样说: Because of the raw material increase, attached is the updated price list(适用于原材料波动,价格需重新更新给询价客户)

注:如可以允许有降价空间,可以这样说:We are giving you X% discount during this holiday season. (适用于节前细节谈拢,卡在价格上,可以借这个节点适当让利一点,促成订单)

愿一切安好。

我们已经结束春节假期,正式复工了。温馨提醒下,之前发给你的方案(或报价),你是否有任何疑问呢?

这边重新附上报价,期待你的反馈。


5、写给潜在新客户

Hi [name],

Hope all is well with you. (如果写给马来西亚、印尼、新加坡、韩国等国家的客户,因为他们受中国文化影响,也过春节,可以说,Hope you had a wonderful holiday!)

We got to know that you are in the market for [product]. I’ve attached our product list (或 price list for you to check out).

I remain available to discuss further on Zoom or WhatsApp [+86 123-456-789].

[signature]

祝安好或假期愉快!

得知你们是做某某产品,随附我们的产品清单或产品价目表。

需要任何进一步的讨论,我们可以zoom会议或者WhatsApp沟通。

希望以上的案例能够帮助大家写一篇好的开工邮件告知客户。祝各位财源滚滚!身体健康!





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