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展会前你应该怎样做好邀约?

浏览数量:358     作者:本站编辑     发布时间: 2018-10-12      来源:本站

在外贸业务的开发中,展会往往是我们外贸企业传统也是非常有效的外贸开发方式。


那么如何参展?如何高效参展?如何让参展变得有价值?


一次成功的展会必然是从参展前夕就需要做好充足的准备工作,其中一个重点内容就是展会邀约,展会邀约我们可以把它分为5个步骤:


1. 展会前半月,邮件邀请客户(告知具体展位位置)


2. 展会前半月,电话联系重点客户,询问客户是否会来展会


3. 询问客户是否确定来展会的日期,是否需要帮忙安排行程


4. 展会前一个星期,电话、邮件、短信联系客户,告知展位位置,并告知自己的联系方式,并尽量要客户到时候提供中国号码,方便联系,再次同客户确认来展会具体日期时间


5.展会上,在与客户约定好的日期客户没有出现,可以再次电话联系客户,极力将客户邀请到展位



 邀请客户来展会时也会有两种情况:有展位的和没展位的


1. 有展位:


要提前一个月左右,询问客户是否参展,邀请客户过来,邮件邀请的同时不要忘了突出几款新款或者是客户感兴趣的产品,这样才会加大客户过来的机率,才会更能吸引客户过来。

 

当然邀请客户不是简单的发邮件就可以了,有些时候,电话来得实际些,因为这段时间肯定也会有很多同行给客户邮件邀请客户过来,那要怎样才能够让客户记住你呢?拿起你的电话跟客户聊聊天吧,关心关心客户,例如可以问客户是否需要帮忙订酒店、安排行程等,让客户感受到你的专业时又倍感温馨。


如果你的客户给你回复,表示要来参观,那么你需要与确定来的客户预约好日期和时间。在客户来观展之前要做好十足的准备,包括客户感兴趣的产品价格、性能、特点等,收集客户目前使用产品的反馈和对产品新需求的了解,准备如何应对客户的投诉和回答客户的问题、建议。


展中安排专人接待,征求老客户对产品/服务的反馈,倾听客户对市场改进的建议,了解和挖掘客户新的合作需求,介绍新产品和服务。在老客户提出一些问题的时候,我们必须要马上回答,如果不能当场回答就要承诺在一定的时间内给予客户答复,切记为老客户的来访准备一份特别的礼品。


2. 没有展位:


没有展位的供应商确实会有点影响,但是也不是绝对的,完全可以利用诸如广交会这类本土展会,与展会期间来中国的采购商建立上联系,增加本土化沟通的优势。


去年的秋季广交会上,我宁波一位做五金工具的客户,自己没有参展,但是当时他根据我的规划进行了客户邀约观厂,其中对接联系上一位德国采购商刚好来广交会,他去广州和客户见面之后,客户又到宁波去考察了他的工厂,现在已经和这个客户成交超过了70万美金的订单。

 

没有摊位的工厂一样要努力提前一个月问客户是否过来,是否有什么需要帮忙,订房、订机票等等我们力所能及帮到客户的事情。

 

然后有过来的就告知客户办公室、工厂地址,问客户什么时候方便过来,用公司的新产品,优惠产品,或者客户感兴趣的产品继续吸引客户。另外就是必须做到密切保持跟客户联系,做好跟客户的跟踪导航工作。



 邀约的邀请函怎么写?


发送对象:与自己成交过订单的,还包括之前曾经与你联系过、询问过相关产品的意向客户。


1. 不要千篇一律


有些工作人员会上网找一些范文,全篇照抄,然后只改动一下名字和展会的地址,就完成了任务,其实这样会显得没有诚意。客户不仅仅是只跟一家公司做生意,邀请函可不止收到一封,类似的范文他可能已经见过几百遍了,这样的邀请函实在缺乏专业度和诚意度。如果能针对客户写一些诚意十足的文字,在文中对客户致以问候,尤其是能在文中提一下跟该客户上次的谈话细节,更能加深对方的印象,这样才是一份好的邀请函。


2. 附上交通路线


在邀请函中附上交通路线。尽管客户可能已经参观过很多次这样的展览了,他对展馆的地理位置十分的熟悉,但是如果参展商能在邀请函中附上交通路线,则会显得亲切细心。比如像琶洲展馆,一到广交会,周围的交通就十分拥堵,如果客户是开车来的话,可能会在路上耽搁不少的时间。若参展商在信函中告知客户“为了防止出现塞车,耽搁您的时间,建议您可将车停在酒店,选择地铁前往,在琶洲或者新港东站下车即可”,同时附上地铁线路图,这样的邀请函相信能给客户留下很好的印象。


3. 邀请时间有讲究


参展商在某个地区可能有不止一个代理商,那么在邀请这些客户来参观展览的时候,邀请时间就有讲究了,应该尽量将他们的参观时段错开。因为同一个地区的代理商,可能就是直接的竞争对手,为了避免引起尴尬,最好是一个安排在上午会面,另外一个安排在下午。


4. 附上展馆平面图


邀请函里附上展馆平面图,可以让客户更容易地找到展位。主办方会提供展馆平面图,上主办方的官网下载电子版,自己打印或者拿到纸质的图样进行复印,再附在邀请函里。


5. 告之天气情况


参观展览的客户来自全世界各地,他们并不熟悉展览所在地的情况。比如说广交会,广州的天气连第一次来的北方人都觉得不习惯,参展商如果能在邀请函里将未来几天详细的天气情况告诉客户,并附上生活上该注意的细节,则显得细心体贴。



 附上几封可作参考的邀请函:


模板1:


Dear XXX,


How are you?


This is XXX from XXX company, specializing in manufacture and sale XXX products, such as : Product A , Product B, Product C, Product D, Product E and so on .


Now I am writing for inviting you to have a look at our exhibition stand in Guangzhou, China --The 122th China Import and Export Fair (Canton Fair). Our booth No. is XXX.


We will show a great variety of our products here, suitable for worldwide well-known bands. We believe there will be some items attracting you. Meanwhile, I think it will be a good opportunity to communicate with you face to face.


If you couldn’t attend this exhibition, welcome to visit our website: www.abcd.com for more details.


We sincerely hope to see you at canton fair and look forward to hearing from you soon.


Yours sincerely,


XXX



模板2:


Dear XXX,


We hereby sincerely invite you to visit our booth at 展馆 from 时间 as the 展会 is coming.

  

Our company is a  professional 产品. We specialize in designing and manufacturing 产品. We constanly update models and develop new products. Providing everycustomer superior quality products at competitive price .

    

It would be a great pleasure to meet you at the exhibition.We expect to establish long-term business relations with your company in future.


Exhibition Center : 展馆地址


Booth Number : 展位号


Date : 时间


Yours sincerely,


XXX



模版3:


Dear XXX,


This is Lily from HCR, manufacturer of peephole door viewers. HCR has provided super durable and latest design of door viewers with competitive price for over 10 years.


We hereby sincerely invite you and your company representatives to visit our booth at Shenzhen Convention and Exhibition Centre during CPSE. Information below is for your reference. 


China Public Security Expo (CPSE)

Date: October 29th, 2017- November 1st,2017

Venue: Shenzhen Convention and Exhibition Center

Our Booth No: E001


( If you wanna know more details about HCR products, the exhibition, or simply need guidance to the location during CPSE,  just call me  ! )


Have a nice day !


XXX



模版4:


Dear XXX,


It's good to hear about your visit to Shenzhen. I will bring the samples to your hotel on the designated date.


You mentioned that you can't visit our factory in Dongguan due to the far distance. But if it suits your schedule, I'd like to invite you to visit our booth at Shenzhen Convention and Exhibition Centre during CPSE, currently one of the biggest exhibitions in the world in Security industry. 


Information below is for your reference.


China Public Security Expo (CPSE)

Date: October 29th, 2017- November 1st,2017

Venue: Shenzhen Convention and Exhibition Center

Our Booth No: E001


( If you wanna know more details about the exhibition, or simply need guidance to the location during CPSE, just call me ! )


Have a nice day !



 注意两个小细节:


1. 展会的时间地点以及公司的展位信息建议单独罗列出来,让客户一眼就能看到。


2. 邮件里一定留下自己的手机号码并告诉他有任何问题都能找你,原因自己想。



 敬告:


也会有一部分外贸人,针对展前的邀约只是邀约自己有成交过的老客户和在跟进的客户,我自己都遇到不少老外贸都是这样做的,因为他们认为其它的客户邀约了客户也不会来。


其实这是一个非常错误的做法,既然花了钱参加展会,就需要我们把展会作为一个“营”的契机点,注意这个“营”是“营销”的“营”,当我们精准的搜索出自己产品的采购商和潜在买家,并进行大量展前的邀约后,无非有三种情况:


1. 客户不会来,但是客户潜意识里会通过你参加展会这件事上,更容易信任你的实力,因为参展本身就是一种企业实力的展示,起码在国外买家的眼里是这样的。试想,针对这类客户你在今后进行正常节奏的周期性客户跟进时,客户有了产品采购需求或者需要新的供应商时,他是不是更容易去了解你,选择你呢?努力让自己成为客户心里的供应商备胎很重要,待时机来临之日,即是你成正室之时。


2. 客户来,这个就不必多说了。


3. 客户不会来,但直接给了你邮件回复,这不正好让自己成功的和客户“勾搭”上了吗?


去年我深圳一位做饰品的客户,也是以展会为契机,进行邀约营销,按照我给她的产品采购分布的大数据分析,然后针对重点的国家市场,进行展会邀约,也就是说她将近发送了10万封展会邀约函出去,总共获得了2500多封直接的回复,其中自己原来手里的那些死活不回复的僵尸客户,也激活了不少,其实真正确认会来展会上的并不多,但是我们为什么要进行邀约?原因就是我们要把参展当成一个进行高质量宣传营销的“工具”,你看懂了吗?


所以,既然花钱参展了,我们就想法设法的把参展的效果最大化,展前进行精准大量的邀约营销就是第一步,包括在参展结束后进行一系列的营销宣传,都是一个思路。如果你单纯的指望在展会上“等”客户,收集客户名片,那你多半会是失望而归。


所以,你知道该怎么做了吗?


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