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外贸人接待客户流程

浏览数量: 1314     作者: 本站编辑     发布时间: 2023-09-27      来源: 本站



在这个后疫情时代,客户出行拜访花费代价是很大的,如果客户能来公司参观,意味着将有很大的合作可能性,但同时客户也可能,会到很多其他的工厂拜访。

那如何在一众供应商里脱颖而出,安排一个精致的用心的接待,让客户感受到我们的专业,并选择与我们合作!


一个精致的用心的接待流程应该是这样的:


1、协助客户办理邀请函


通常经常来访中国的客户,不需要我们协助发邀请函,但是客户第一次来访中国,或者之前办理的中国签证已经失效,重新办理签证,客户会需要我们协助发送邀请函,通常情况下签字盖章后回传给对方即可。


XXXXX Company

Address:XXXXXXXXXXXX(邀请方)

Invitation Letter
Nov. XX,2022

To whom it may concern:

We would like to inform you that _______ is our important customer in _______(Country) and it is necessary to have business dealings & meetings together on various marking & sales matters,herein we invite the following person to come to China:

Full Name:
Nationality :

Passport No:

The visit time is from ____ to _____ in China.

We would appreciate if the necessary visa would be granted and thank you in advance for your kind assistant.

Best regards

XXXXXX

Position(邀请方信息)
Company:
Signature

Stamp


2. 确定来访日期、人数及行程计划


我们需要确认客户的到访时间,同行人数,是否需要安排接机,根据情况协助客户预定酒店。

注意:并不是所有的客人都需要安排接机和预定酒店的,有的客人经常在国内采购,有可能会自己到工厂来的。

如果客户需要我们协助预定酒店,则需要了解他们能承受的价位,他们路线安排以确定合适的酒店地址,客户的人数和房型,是否吸烟等。

根据客户的情况,提供一些可以选择的酒店建议,最好提供相应的网址,让客户自行确定最终下榻的酒店。

我曾经接待过一位英国的客户,因为项目原因多次来访公司,他会更倾向于希尔顿这类国外品牌酒店,而不是当地的知名大酒店,询问后才知道原来希尔顿配有健身设施,而这个客户正是健身爱好者,就比较钟情有健身设施的酒店啦~


3. 工厂协助


客人拜访工厂,对办公室、展厅、产线做彻底的清扫,并做好检查。

注意生产线是一定会参观的,那么我们需要,提前一天与工厂沟通,在客户来的当天一定要保持技术部,生产线,仓库的整洁,以及规范生产不要胡乱堆放,还要保证品质测试设备正常运转。

关于设备测试的运转,这个是很重要的,有一些工厂,有部分的测试设备,平时是不开启的,那么如果客人来了公司,看到我们的测试设备没有运转,那客人会对我们产生怀疑,是不是对于他的订单也这么随意,所以这个不要忽略哦。

如果公司大厅有显示器的,我们还可以提前制作一个欢迎牌,这样客人一进公司就能看见,让客人感觉其受到重视。


4. 分析客户,了解拜访目的做预案


1. 分析客户是零售商、批发商、还是贸易商?区域市场包括哪些?主要从事什么产品?公司背景、公司实力、经营状况、经营范围。

2. 客户此次来访的目的、主要对什么产品感兴趣,一旦采购产品用途是什么,客人目前的市场情况,已有的产品线,客人在市场上遇到的问题,我们可以怎么解决。

3. 通过和客人的往来邮件,了解客人关注的点在哪里,是对某一个产品的兴趣很大?是价格?品质?售后?还是需要新品开拓市场?

还可以根据客户的重要性,来决定是否需要动员团队,一起在客户来访前,召开一个客户分析研讨会,大家一起头脑风暴。


5. 准备样品以及产品目录册


样品的重要性大家都知道,我们一定要把会议中需要的样品提前准备好,不能有瑕疵,确保能够正常工作,有时候客户会现场直接测试使用样品。

除了客人感兴趣的样品,我们也可以准备一些其他的样品,作为备选给客人参考。

除了样品之外,我们要准备充足的目录册,产品资料,确保每一位到访的客人都有一份。

我们要提前把资料放到会议室的电脑上,保证当天能够正常使用,包括企业演示文稿的准备,以及客户相关需要展示的文件资料,自己公司的实力资料等。

企业介绍PPT的内容建议:

①企业的竞争优势、市场分析、合作伙伴;

②清晰的组织结构图;

③客户服务流程、企业服务标准、投诉渠道、处理流程;

④研发队伍的实力、历史荣誉、样品室的参观、负责人的资历介绍、荣誉证书、各种认证。

另外我们可以在会议室备好咖啡、茶水及一些小饼干糖果之类的。


6. 准备礼物


我们还可以根据客户的重要性,来判断是否需要准备一些礼品之类的。

礼品不一定要非常贵重,其实欧美大部分国家的客户,很喜欢那些有中国传统风格的礼品。

如果是项目对双方都很重要的,我们可以准备点有纪念意义的礼品,曾经我们就做了一个产品模型送给客人,客人高兴坏了,毕竟这个是外面买不到的。


7. 会务洽谈


引领客户在会议时入座,准备茶水,交换名片自我介绍,播放PPT幻灯片,进行公司和产品介绍,公司产品所有的质量认证和以往的成功案例。

关于交换名片,如果在客人很多的时候,我们不一定要收到名片后马上整理起来,我们可以根据客人落座的顺序依次摆放好,这样在交谈的时候我们也能够知道他的职位以及关注的点。

在讲解公司介绍的时候,我们不要一味的自顾自的说,在讲解的过程中看看客人的反馈,是否有什么疑惑,或者哪些点感兴趣我们可以重点讲解。

在讲解完之后最重要的洽谈环节了,了解客户的关注点,并分享我们的方案,在洽谈环节的时候,除了我们解答客户的问题,千万别忘了,我们也要从客人那里收集到我们之前没有的信息,以便我们更好了解客户,调整我们的策略。

如果能够在会议上敲定的订单细节,尽量在会议中完成,以便后续快速成单。


8. 会议记录


会议记录很重要的,防止我们遗漏某些信息,毕竟大部分时候的会议时间会很长。而且对于会后的复盘也是非常有用的,至于是否需要录音笔,这个就看个人需求了。


9. 参观工厂


在带领客户参观工厂的时候,我们最好是按照整个生产流程来参观,以便与客户更好的理解这个生产过程。

另外在参观的过程中,我们可以重点带客户,了解整个生产品质的把控,来料检验,生产线上半成品的抽样检验,以及最后的成品检验,检测的数据,内容,设备等等,当我们把一套完整的品质把控,呈现在客人面前的时候客人也会明白我们对产品质量的负责程度。

如果我们有研发部门,我们也可以带客人看一看,让客人明白我们一直有在做新品的研发或者产品升级。


10. 餐饮安排


如果是中午,客人时间比较紧迫,或者不愿意外出,我们可以提前准备一些外卖,如果是下午结束的话,我们可以外出用餐。

注意在用餐的时候,我们已经要记得征求客人的意见,避免因为某些不同传统习俗造成了不好的影响,例如部分印度客人不吃牛肉,伊斯兰教的客人不吃猪肉。

另外,我们也可以试着询问,客户是否需要什么酒水,不是所有的欧洲人都喜欢喝红酒,有的欧洲的客人,晚餐会喜欢喝啤酒放松自己。

在用餐时间,我们可以与客户闲聊,拉近距离,还能知道客人的喜好。

第一次见面

如果刚见面,可以问对方旅途感受、是否有时差困难、第几次来中国、都到过中国的哪些城市、对中国的印象如何、是否喜欢中国的食物、本国的天气如何、打算在中国待多长时间等

比较熟悉的客户

如果比较熟了,则可以聊聊业余爱好、体育、电影、家庭等无伤大雅的话题。比较忌讳,询问对方的年龄和收入,忌评论对方国家的政治。


11. 拜访结束


参观结束后,我们可以根据情况,看是否需要赠送礼品。

不要忘了咨询客户是否可以拍照,包括人员合影、外商与你们公司/厂铭牌的合影等,这些资料以后很有用处。

如时间允许,也可根据客户的意见,适当安排娱乐购物等活动,有些客户比较随意,可以安排一些中国特色的活动,比如喝茶、看戏、参观景点等等,也有客户会提出去购物,如电子产品、服装等。

尽量亲自再把客户送到机场或者指定的地方,有些客户不喜欢麻烦人,这样送至酒店即可。


后续工作


复盘,整理会议记录,将我们双方,已经达成一致的内容,整理成文件发送回给客户,以便快速成单,并在邮件中对客户的来访表示感谢。









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